Vad ingår i fastighetsskötsel för en BRF?

Vad som brukar ingå i fastighetsskötsel för BRF

Begreppet fastighetsskötsel har ingen fast definition. Två föreningar kan använda samma ord och mena helt olika saker. Därför är det klokt att dela upp arbetet i inne och ute, och sedan bestämma vad som ska göras och hur ofta.

Inomhus handlar det främst om gemensamma utrymmen. Det kan vara trapphus, entréer, källargångar, tvättstuga, cykelrum och soprum. Typiska uppgifter är att byta trasiga lampor, se till att dörrar stänger och låser som de ska, kolla att det inte droppar eller luktar fukt i källaren och hålla ordning i förråd och gemensamma rum.

Utomhus gäller det gården, gångar, planteringar och tomtens gränser. Här ingår ofta gräsklippning, ogräsrensning, att hålla grusgångar och plattor fria från skräp, beskärning av buskar och häckar samt att ta hand om löv och trädgårdsavfall. Staket, plank, lekplatsens trädetaljer och utemöbler behöver också tittas på med jämna mellanrum.

Utöver det kan uppdraget omfatta enklare underhåll och lätt snickeri, till exempel att byta en list, justera en dörr eller laga en trasig bräda i ett plank. Teknisk drift av värme och ventilation ligger ofta i ett separat uppdrag hos en behörig fackman. Det är bra att styrelsen vet var den gränsen går hos den leverantör man väljer.

Löpande tillsyn eller beställda arbeten

Det mesta av fastighetsskötseln går att dela in i två delar. Den första är löpande tillsyn som görs enligt ett schema. Den andra är arbeten som beställs vid behov.

Löpande tillsyn är de återkommande rundorna. Den som sköter fastigheten går igenom gemensamma ytor, ser vad som har gått sönder och åtgärdar det som ingår i avtalet. Fördelen är att små fel hittas tidigt, innan de blir dyra eller irriterar de boende. Tillsynen ska helst dokumenteras, så att styrelsen kan se vad som har gjorts.

Beställda arbeten är sådant som inte ingår i grundavtalet. Det kan vara en större gallring på gården, bortforsling av grovsopor efter en städdag eller att bygga om ett förråd. De här jobben prissätts för sig. Ett tydligt avtal anger vem i styrelsen som får beställa extraarbeten och hur de godkänns.

Blandningen styr kostnaden. Ett avtal med mycket löpande tillsyn ger förutsägbara utgifter. Ett avtal med lite tillsyn och mer beställningar kan bli billigare ett lugnt år, men kräver mer av styrelsen.

Styrelsens ansvar för underhållet

Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att hålla lägenheterna, huset och marken i gott skick, i den mån ansvaret inte ligger på bostadsrättshavaren (7 kap. 4 §). Bostadsrättshavaren ansvarar som huvudregel för lägenhetens inre, om inte stadgarna säger något annat (7 kap. 12 §). Gemensamma ledningar och ventilationskanaler som tjänar fler än en lägenhet hör enligt samma paragraf till föreningens ansvar.

Stadgarna ska också ange grunderna för hur föreningen avsätter pengar för att säkerställa underhållet av husen (9 kap. 5 §). Läs därför stadgarna och föreningens gränsdragningslista innan ni skriver ett skötselavtal. Då vet ni vilka delar av huset som är föreningens sak.

En underhållsplan visar vilka åtgärder som behövs och när. När en ekonomisk plan upprättas ska den enligt Boverket innehålla en teknisk underhållsplan för de kommande 50 åren. För en befintlig förening är planen främst ett verktyg för styrelsen. Den löpande fastighetsskötseln är det som håller planen realistisk, eftersom brister som upptäcks tidigt kan föras in i planen i stället för att överraska.

Vissa kontroller är lagstadgade och ligger på föreningen som fastighetsägare. Obligatorisk ventilationskontroll, OVK, ska enligt Boverket utföras av en sakkunnig funktionskontrollant som ägaren anlitar. För flerbostadshus med FT- eller FTX-ventilation gäller intervallet tre år och för F-, FX- och självdragssystem sex år. Lagen om energideklaration kräver att ägaren ser till att det finns en giltig energideklaration, upprättad av en oberoende expert. En deklaration kan användas i tio år. Det här är uppdrag för särskilda experter och ingår inte i vanlig fastighetsskötsel. Styrelsen behöver ha egen koll på datumen.

Fastighetsskötsel, trappstädning och trädgårdsskötsel

Tre tjänster blandas ofta ihop, eftersom de alla gör att huset ser välskött ut. De har ändå olika innehåll och bör beskrivas var för sig i avtalet.

Fastighetsskötsel är tillsyn och enklare underhåll av byggnaden och gemensamma utrymmen. Fokus ligger på att saker fungerar: belysning, dörrar, förråd, mindre reparationer.

Städning av gemensamma utrymmen, ofta kallad trappstädning, handlar om renhet. Golv i trapphus och entréer, ledstänger, dörrar och tvättstuga hålls rena enligt ett schema. Läs mer om trappstädning för föreningar i Västerås.

Trädgårdsskötsel gäller växtligheten: gräsytor, häckar, buskar, rabatter och löv. Arbetet följer säsongen och varierar mer över året än städningen. Vill ni förstå när häcken mår bäst av att klippas finns en egen guide om när man ska klippa häcken.

Föreningen kan ha en leverantör för allt eller dela upp det. Med en leverantör blir det färre avtal att följa upp. Med flera kan varje del få en specialist, men styrelsen får fler kontakter att hålla reda på.

Det här bör stå i avtalet

Ett skötselavtal eller en uppdragsbeskrivning är det styrelsen kan peka på när något inte blir gjort. Ju tydligare beskrivning, desto lättare att jämföra offerter och följa upp. Använd checklistan nedan som stöd.

• Vilka ytor och utrymmen som omfattas, gärna med en enkel karta över gården.
• Vilka uppgifter som ingår, uppdelat på inne och ute.
• Hur ofta varje uppgift ska utföras, och om frekvensen ändras mellan säsonger.
• Vad som räknas som extraarbete, hur det prissätts och vem som får beställa det.
• Hur fel anmäls av styrelse och boende, och hur snabbt leverantören återkopplar.
• Hur tillsyn och utfört arbete dokumenteras och rapporteras till styrelsen.
• Vem som är kontaktperson hos leverantören och hos föreningen.
• Vem som ansvarar för material, verktyg och förbrukningsvaror som glödlampor.
• Hur nycklar och passerbrickor hanteras och kvitteras.
• Avtalstid, uppsägningstid och hur avtalet kan justeras om behoven förändras.
• Vad som uttryckligen inte ingår, till exempel lagstadgade besiktningar och kontroller.

Den sista punkten är lätt att missa. Om avtalet bara räknar upp vad som ingår, kan det uppstå oklarheter kring allt annat. Skriv därför ut gränserna.

Frågor att ställa till en leverantör

När styrelsen jämför leverantörer räcker det inte att titta på totalsumman. Frågorna i tabellen hjälper er att se vad ni faktiskt får.

Be också om en skriftlig offert där uppgifterna i er checklista finns med. Då blir det enklare att jämföra, och avtalet kan bygga direkt på offerten.

Så hjälper FS Nordica dig

Vi tar hand om löpande tillsyn, enklare underhåll, lätt snickeri, skötsel av gården, bortforsling och trappstädning för bostadsrättsföreningar. Ni får en fri offert, ett fast pris och Fredrik som kontakt. Läs mer om vår fastighetsskötsel för bostadsrättsföreningar eller om fastighetsskötsel i Västerås.